EKSA JPWP: AUDIT

SPESIFIKASI AUDIT EKSA JPWP

KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1) Dasar / Polisi EKSA

1. Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi.
2. Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja
memahaminya.
3. Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.
4. Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut
disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini:
i. Minit mesyuarat
ii. Surat lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
5. Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis
panduan yang dibangunkan oleh agensi.
6.a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara
maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut:
i. Carta Organisasi Amalan EKSA
ii. Dasar / Polisi EKSA agensi
iii. CPegawai Bertanggungjawab
iv. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS
v. Pelan lantai
vi. Carta Perbatuan semasa (Induk & Zon)
vii. Informasi/ hebahan
viii.Tarikh kemaskini sudut EKSA
6.b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan
dalam keadaan baik.

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7.a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana Ekosistem EKSA yang
terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut:
i. JK Latihan
ii. JK Promosi
iii. JK Audit
7.b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.
8. Merancang dan melaksana program/aktiviti Ekosistem EKSA secara berkala
seperti berikut:
i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti.
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat Ekosistem EKSA.
10. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program
kesedaran/pendedahan dan lawatan.
11. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat
pengurusan.

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

12. Melaksana audit pematuhan/ audit dalam secara berterusan sama ada oleh
jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
13. Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan
susulan warga agensi.
14. Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun
menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula).

A5) Pengiktirafan

15. Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat agensi
seperti contoh-contoh anugerah berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Workstation Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil kreativiti terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik
16. Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan,
daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.
17. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan
kepada semua warga agensi.

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti
dan kualiti kerja warga.
19. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut:
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/ kegunaan EKSA

A7) Tindakan Penjimatan / Go Green

20.a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh
seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
iii. Penetapan suhu optimum.
iv. Penjimatan kertas.
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau.
20.b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.
20.c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang

KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

FIZIKAL

B1) Lantai

1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
2. Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

B2) Dinding dan Siling
3. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
4. Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

B3) Lampu Dan Soket

5. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
6. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

7. Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.
8. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan teratur dan kemas:
i. CPU
ii. Tray IN/ OUT
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci

B5) Keadaan Peralatan

9. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray dalam laci.
10. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
11. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu
/ laci.
12. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.
13. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama. (yang bersesuaian)
14. Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

15. Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
16. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.
17. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah
dibaca.
18. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.

B7) Perhiasan

19. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
20. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.

B8) Keperluan Umum

21. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.
22. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat
(sekiranya melebihi 2 suis).
23. Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.
24. Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta
nombor telefon untuk dihubungi.
25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.
26 Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan
dengan segera (jika ada).

RUANG KERJA

B9) Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

27. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
28. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

B10) Bilik Pegawai

29. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
30. Memastikan susunan perabot kemas.
31. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

B11) Stor Peralatan Pejabat

32. Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur
33. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan
capaian barangan dengan cepat dan pantas.
34. Menyediakan label pada setiap barang/bahan.
35. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari
stor untuk dipatuhi warga kerja.
36. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
37. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di
dalam stor.
38. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

B12) Bilik Fail

39. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
40. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik
dan kemas
41. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi
memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.
42. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
43. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen
yang mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
44. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail
aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

45. Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
46. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik
dan kemas

B14) Bilik Pemandu

47. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.
48. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

B15) Bilik Server/Terperingkat

49. Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat

KOMPONEN C : TEMPAT UMUM

C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

1. Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih kemas, ceria selaras dengan imej korporat.
2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
3. Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

C2) Kaunter Utama

4 Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
5. Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
6. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksa0kan.
7. Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
8. Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.

C3) Ruang Menunggu

9. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
10. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
11. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

C4) Laluan Utama/Koridor

12. Memastikan susu0n peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
13. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

C5) Bilik Mesyuarat

14. Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
15. Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber

16. Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
17. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
18. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

C7) Surau/Bilik Solat

19. Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:
i. Telekung/Kain Pelekat;
ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
20. Menyediakan kemudahan berikut:
i. Tanda arah kiblat
ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
iii. Tempat letak/ rak kasut
iv. Selipar
21. Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
22. Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
23. Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)
24. Memastikan tempat wudhu' bersih.

C8) Lif

25. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.
26. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.
27. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.
28. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala

C9) Pantri / Tempat Minum

29. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
30. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

C10) Tandas

31. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
32. Memastikan bau tandas menyenangkan.
33. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
34. Memastikan pengudaraan tandas baik.
35. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas
36. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi
37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

KOMPONEN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan.
ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
v. Tanda arah laluan kecemasan.

2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

D2) Pendawaian/ Kabel

3. Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel komputer/ mesin/ peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

4. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

5. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
6. Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
7. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

8. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
9. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
10. Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

D5) Kunci

11. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
12. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
13. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.
14. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

Laporan Audit Dalaman

Juru Audit Dalaman EKSA Bil.2/2017